Tuesday, September 6, 2011

Bezuinigen op de payroll

Er zijn, in abstracte zin, twee manieren waarop bedrijven winst maken. Men kan de omzet bij gelijke kosten doen toenemen, of een gelijke omzet realiseren met minder kosten. Een gestage groei is daarom voor de meeste bedrijven de meest wenselijke optie om de winst verder uit te breiden. Maar wat gebeurt er wanneer de omzet daalt? Ook in deze situatie is er een natuurlijk streven naar winst, en deze wordt dan vaak gerealiseerd door bezuinigingen. In het verleden gaven veel bedrijven er de voorkeur aan het dienstverband van werknemers te beëindigen. Maar er zijn ook andere gebieden die mogelijkheden bieden om de overhead te verminderen, zoals bijvoorbeeld de payroll administratie.

Steeds vaker wordt de payroll, het geheel van loon- en personeelsadministratie binnen een bedrijf, aangewend als middel om te bezuinigen op overhead en directe personeelskosten. Het afvloeien van medewerkers brengt namelijk het risico met zich mee dat de kernactiviteiten van het bedrijf geschaad worden. Bij de payroll is dit niet het geval, omdat de payroll niet direct bijdraagt aan het bedrijfsresultaat. Maar wat houdt bezuinigen op de payroll nu precies in, en welke risico’s brengt dit met zich mee?

Payroll bezuinigingen in de praktijk

De payroll biedt bedrijven een overzicht van alle werknemers binnen het bedrijf, hun activiteiten en het loon dat zij daarvoor ontvangen. Daarnaast worden sociale premies, belastingen en andere afdrachten in de payroll bijgehouden. Deze informatie is belangrijk voor een bedrijf - zonder payroll zou een bedrijf snel het overzicht kwijtraken. Maar het bijhouden van de salarisadministratie is ook wettelijk verplicht.

Een bezuiniging op de administratie van de payroll zal dus altijd secuur moeten gebeuren. Dit kan door betere administratiesystemen aan te schaffen, de interne efficiëntie van de administratie te verhogen of de payroll uit te besteden aan een financiële dienstverlener. In dat laatste geval kan een organisatie voor te sparen op personeelskosten, en wordt de verantwoordelijkheid voor het bijhouden van de administratie bij derden neergelegd. Het bedrijf blijft in wettelijke zin echter wel onverminderd verantwoordelijk voor de eigen administratie, wat betekent dat dergelijke beslissingen zorgvuldig gemaakt moeten worden.

Het organisatorisch belang van de payroll

Het bijhouden van de payroll is niet alleen verplicht - het is ook van enorm organisatorisch belang. Problemen in de payroll kunnen leiden tot problemen bij het uitbetalen van medewerkers, wat schadelijk kan zijn voor de productiviteit en de tevredenheid op de werkvloer. Bovendien kunnen uit de payroll belangrijke kengetallen worden afgeleid, en biedt de administratie een actueel overzicht van de prestaties van het bedrijf op gebied van efficiëntie en effectief werken. Dankzij moderne informatietechnieken is het optimaliseren van de kosten van de administratie zeer goed mogelijk, maar in alle gevallen zal een bedrijf hierbij wel zeer zorgvuldig te werk moeten gaan. Er zijn helaas veel gevallen bekend - ook bij de overheid en het nationale politiekorps - waarbij deze manier van bezuinigen tot organisatieproblemen heeft geleid. Daarom is het altijd raadzaam om bij het uitbesteden van de salarisadministratie de kwalificaties van de beoogde partner daarvoor goed te evalueren. Een bedrijf dat onzorgvuldig met de eigen payroll omgaat zal anders snel realiseren hoe duur een bezuiniging kan zijn.


Monday, June 20, 2011

Hoe u kunt bezuinigen via uw payroll

Het is altijd lastig om de effecten van een crisis op waarde te schatten. Wat voor onderneming A een ramp is kan voor onderneming B ongekende kansen bieden. Maar één ding is zeker: de economische crisis heeft het ondernemerschap veranderd. De nadruk ligt nu meer dan ooit tevoren op het terugdringen van kosten. Wie niet in staat is om te bezuinigen heeft immers meer moeite om te overleven in een markt die wel veel eist, maar weinig meegeeft. 

Tijdens bezuinigingen wordt de payroll helaas vaak over het hoofd gezien. Hiermee gaat een belangrijk hulpmiddel voor gestructureerde bezuinigingen verloren. Meestal wordt de payroll uit angst om concurrentievermogen te verliezen ontzien, of juist lukraak gesnoeid in de hoop dat de organisatie het hoofd boven water kan houden. Deze instinctieve reacties zijn begrijpelijk, maar het effect ervan kan vervelende gevolgen hebben. En dat is zonde, aangezien de payroll zelf vaak al duidelijk laat zien waar structurele bezuinigingen mogelijk zijn.

De payroll administratie als kostenpost

Vraag een willekeurige consultant welk onderdeel van een organisatie de grootste verborgen kosten vertegenwoordigt, en zij zullen vaak de payroll administratie aanwijzen. Administratief werk is vaak verbazend inefficient, zeker gezien de grote hoeveelheid technische ondersteuning waar medewerkers op terug kunnen vallen. Bezuinigen op de payroll administratie is dan ook een populaire manier om de bedrijfskosten in te perken. Vaak is hier dus veel winst te behalen.

In veel ondernemingen is de payroll administratie een delicate balans tussen mensenwerk en IT. Door deze tweedeling van automatisering en individueel werk sluiten verschillende onderdelen van de payroll vaak slecht op elkaar aan. In sommige gevallen kunnen medewerkers niet goed met de payroll software omgaan, terwijl het payroll systeem zelf in andere gevallen de boosdoener is. Onderhoudskosten en personeelskosten kunnen hierdoor nodeloos stijgen.

Het is daarom goed om de payroll administratie periodiek te evalueren. Door te zorgen dat het personeel goed getraind is en de software goed op elkaar aansluit zijn er uiteindelijk minder manuren nodig om de payroll te beheren. Zo dalen de kosten snel, zelfs als er eerst geïnvesteerd moet worden. 

Snijden in de payroll

De payroll administratie is natuurlijk niet de enige grote kostenpost die aan de payroll verbonden is – de grootste verliezen vinden plaats op de payroll zelf. Deze zijn echter vaak niet in één specifieke afdeling geconcentreerd. Hoewel de prestaties van afdelingen vaak onderling verschillen komt het namelijk zelden voor dat iedere medewerker binnen een specifieke afdeling consequent overbezet is, of onder de maat presteert. Daarom is het handig om de payroll eerst grondig te analyseren voordat men begint met bezuinigingen. 

Door uit de payroll gegevens samen te stellen over de afgelopen periode kan precies worden aangewezen welke afdelingen slecht renderen. Overbezetting wordt op deze manier snel zichtbaar, en ook de prestaties van individuele medewerkers kunnen makkelijker worden getoetst dankzij de payroll. Het resultaat is dat u dan met chirurgische precisie snijden in de payroll, en als gevolg daarvan houdt u een gezonde organisatie over die in de huidige economie goed staande kan blijven.

Saturday, December 11, 2010

Wat betekent de payroll voor werknemers?

Bent u in dienstverband werkzaam bij een onderneming, en krijgt u voor uw werkzaamheden betaald? Dan is de kans groot dat u opgenomen bent in de payroll administratie van uw werkgever.

Het opnemen van personeel in een payroll administratie is een veelvoorkomende methode om orde te scheppen in de financiële administratie van een onderneming. De payroll helpt bij het structureren van betalingen, biedt inzicht in kengetallen die voor de organisatie van belang zijn en maakt financieel management in algemene zin makkelijker, wat voor de meeste organisaties reden genoeg is om alle medewerkers in de payroll administratie op te nemen. Voor de meeste medewerkers is opname in de payroll administratie een formaliteit – een van de facts of life waar men verder geen omkijken naar heeft.

Desalniettemin kan een nadere beschouwing van de payroll administratie nuttig zijn voor werknemers. Een soepele en tijdige betaling van het salaris hangt immers af van het goed functioneren van de payroll administratie, en basiskennis van de payroll kan werknemers helpen meer grip te krijgen op hun financiële situatie.

Welke functie vervult de payroll?

Een payroll is een administratief middel dat werkgevers gebruiken om inzicht te krijgen in personeelskosten; de payroll van een organisatie is opgebouwd uit de persoonlijke en financiële gegevens van haar medewerkers, voor zover deze betrekking hebben op de arbeidsrelatie. Rekeninggegevens, adresgegevens, functieomschrijvingen en contractduur zijn in de payroll opgenomen. Zo kan uit de payroll kan opgemaakt worden hoeveel een werknemer de organisatie kost, en bepaalt de payroll de termijn waarover het salaris wordt uitgekeerd en het tijdstip waarop betaling geschiedt. Daarnaast vormt de payroll een overzicht van gedeclareerde kosten en de bonus danwel malus die iedere werknemer ten deel valt.  

Ook helpt de payroll administratie werkgevers en organisaties bij het bepalen van de loonbelasting die op het salaris van werknemers ingehouden dient te worden. Hierdoor zorgt de payroll voor een gemakkelijke afhandeling van de belastingplicht, zowel voor het bedrijf als haar werknemers.

Welke  gegevens worden op de payroll vastgelegd?

Aangezien de payroll administratie verantwoordelijk is voor het tijdig en correct uitbetalen van medewerkers wordt deze voor ieder individu binnen de organisatie opgebouwd uit specifieke persoonsgegevens die nodig zijn om een goede afhandeling te garanderen. Zo bevat de payroll de NAW-gegevens van iedere werknemer, alsmede het Burgerservicenummer (BSN) en rekeningnummer. Daarnaast wordt in de payroll administratie aangegeven welke functie een medewerker bekleedt binnen de organisatie, en de bijbehorende loonschaal wordt in de payroll hieraan gekoppeld.

Tot slot worden ook afdrachten van belastingen zoals loonbelastingen en sociale verzekeringspremies in de payroll administratie opgenomen. Het geheel aan persoonsgegevens dat in de payroll is opgeslagen beslaat zodoende de feitelijke financiële identiteit van ieder personeelslid, waarbij de organisatie verantwoordelijk is voor het veilig en zorgvuldige beheren van de gevoelige gegevens in de payroll.